Nộp hồ sơ thủ tục hành chính tổ chức, cá nhân chỉ cần nộp bản sao không cần chứng thực nhưng phải có sổ gốc đối chiếu
Ngày 18 tháng 5 năm 2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Tại điều 6 của Nghị định này quy định:
1. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính".
Tuy nhiên một số cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính do tâm lý "ngại" đối chiếu, "sợ trách nhiệm" nên đã yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực mà không tiếp nhận bản sao để tự đối chiếu với bản chính.
Để chấn chỉnh tình trạng trên, ngày 20/6/2014 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 17/CT-TTg về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính, yêu cầu các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính phải thực hiện tốt điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2017.
Như vậy khi tổ chức, cá nhân đến nộp hồ sơ thủ tục hành chính nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; trường hợp nộp bản sao không có chứng thực và xuất trình kèm bản chính thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính mà không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực.
Chỉ thị số 17/CT-TTg là cơ sở tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khi thực hiện nộp hồ sơ thủ tục hành chính, giúp cho tổ chức, cá nhân giảm bớt phiền hà, chi phí và thời gian khi thực hiện thủ tục hành chính.
Công chức, viên chức cần tuyên truyền, giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân hiểu rỏ Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, tránh tình trạng hiểu nhầm là khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính là chỉ cần nộp bản sao là đủ, không cần phải có sổ gốc đối chiếu.
Thanh Lâm